文檔自動化
文檔自動化是指用計算機自動的採集數據，並合併生成預定義格式文檔的技術。這個不僅僅是把多個文檔合併到一起這麼簡單。它往往是一套設計用於將一系列文檔和相關的外部數據通過一定的流程控制裝配到一起，產生新文檔的系統。
一個文檔自動化系統能夠自動地填充文檔中的所有條件文本、變量值、和數據。這種系統可以使得企業將數據錄入工作最小化，減少審閱次數，和引入人為錯誤的風險。通過計算機高效自動地生成處理這些機構的標準業務文檔，使得用戶可以簡單快速地生成正式、精確、規範的文檔文書。
該技術可廣泛運用於需要大批量處理（打印或者分發）文書文檔的場景中。 比如政府機構、法律機構、中介事務機構、合同公證機構等。
文檔自動化產業的歷史
[編輯]文檔自動化技術最初出現於上世紀七十年代晚期。最初的目的是為了節省在手工方式下填寫大量重複文檔所花費的巨大人力勞動。當時一般是以預定義的模板為核心的系統，用戶在這個系統的驅動下回答一系列的問題或輸入數據。系統收集到用戶輸入的數據並填入文檔，從而使用戶得到一個簡易的草案文檔。現在的文檔自動化系統在這個基礎上一般還提供一些更高級的功能，比如允許用戶不需要寫任何程序代碼就可以建立他們自己的數據模型和問答規則。
文檔自動化軟件
[編輯]文檔自動化系統的主要用戶是在政府部門，法律機構，金融機構，風險評估機構，還有其他在業務過程中需要大量事務性文檔的行業。用一個比較直觀的例子來解釋文檔自動化軟件的用途就是商業貸款的相關文檔。一個典型的商業貸款業務可能涉及如下的一系列文檔材料：
- 抵押物證明文件
- 貸款用戶證明文件
- 借款申請書
- 貸款合同
這些文檔/文件有的可能會非常長，並且其中可能有很多動態數據字段和可選條款。因此文檔自動化軟件可以自動的從外部系統中取出業務數據並且正確地填寫到文檔中去。有些文檔自動化系統還提供將一系列相關文檔打包成一個文件，這樣可以使得以後的維護和協作更加方便和快速。
提供文檔自動化軟件系統的公司包括Exari，HotDocs，IMDS Group ，及中國的華銳科技，艾捷門等。